stakのあやなです。

最近、経理や総務といったバックオフィス業務でも「ChatGPTを使えるのでは？」という声をよく耳にします。

これまでAIといえば製造業やマーケティングのイメージが強かったかもしれませんが、実は事務作業の多い経理・総務こそ相性が良い分野です。

この記事では、生成AIが経理・総務の現場でどこまで活用できるのか、実際のユースケースや注意点を交えて具体的に解説します。

経理・総務業務に迫る「AI活用」の波

なぜ経理・総務でAI活用が注目されるのか

経理や総務の仕事は、毎月同じ作業が繰り返される「定型業務」が多いのが特徴です。

• 請求書の発行と確認

• 経費精算のチェック

• 契約書や規程の文面確認

• 社内連絡メールの作成

• 行政機関への提出書類の下書き

こうした業務は正確さが命ですが、同時に時間も労力もかかります。

ChatGPTのような生成AIは、これらの業務の「下準備」や「たたき台作成」を得意としており、担当者の負担を大幅に減らせます。

中小企業の人手不足とバックオフィスの課題

総務省の調査によると、中小企業の約7割が「人手不足」を課題に挙げています。

特にバックオフィス業務は、売上に直結しないため人員を増やしづらい分野です。

そのため「社長自ら経理を担当」「営業担当が総務も兼任」というケースも珍しくありません。

AIをうまく取り入れることで、少人数でもスムーズに運営できる環境を作ることが可能です。

ChatGPTが経理・総務でできること

経理業務の活用例

1. 仕訳補助
   
   　領収書や明細の内容を入力すると、勘定科目の候補を提示してくれます。もちろん最終判断は担当者が行う必要がありますが、「仕訳候補を一から考える手間」が省けます。
2. 請求書処理
   
   　複数の請求書から支払予定表を作る際、AIに要素を入力すれば、Excelに整理しやすい形でまとめてもらうことができます。
3. レポート作成
   
   　「今月の売上は先月比120%で伸びています」など、数字を基にした説明文をAIに生成させることで、経営陣への月次報告資料を短時間で作成できます。

総務業務の活用例

1. 社内文書作成
   
   　「全社員に送るお知らせメール」や「規程改訂のお知らせ」などの文書は、形式やトーンを統一するのが大切です。
   ChatGPTに「丁寧かつ簡潔な文面で」と指示すれば、すぐに使える下書きが得られます。
2. 社内FAQの自動応答
   
   　「有給休暇はどうやって申請する？」「交通費の上限はいくら？」といった質問は総務担当に集中しがちです。
   AIに社内規程を読み込ませれば、社員の簡単な質問には自動で答える仕組みも可能です。
3. 規程案の下書き
   
   　新しい制度を導入する際、AIに「福利厚生規程の雛形を作って」と依頼すると、基本構成がすぐに出てきます。
   そこに自社のルールを加えれば短時間で完成します。

実際に試してみたい「小さな業務」からの導入

たとえば以下のような業務なら、すぐに導入効果を実感できます。

• 社内メールの定型文作成

• 稟議書のひな形作成

• 出張報告書のフォーマット生成

• 月次レポートのサマリー文作成

いきなり大規模なシステム化を狙う必要はありません。

まずは「5分かかる仕事を1分に短縮できる」ような使い方から始めるのがおすすめです。

活用する際の注意点

セキュリティ・情報漏洩のリスク

AIに機密情報を入力するのはリスクを伴います。

例えば「取引先名」「金額」「個人情報」などをそのまま入力するのは避け、匿名化したデータを使うのが基本です。

数値・法令のチェックは必ず人間が最終確認

ChatGPTはあくまで「言葉をつくるAI」であり、会計基準や税法を正確に判断するわけではありません。

特に税務申告や社会保険の算定などは必ず人のチェックが必要です。

コストと効果のバランスをどう見るか

ChatGPTの有料版（GPT-4）は月額20ドル（約3,000円）程度ですが、

• 月に何時間の削減になるか

• その時間を売上や企画に回せるか
  
  といった観点で投資対効果を考えることが大切です。

導入の進め方と現場での工夫

無料版・有料版の違いと選び方

• 無料版（GPT-3.5）：速度は速いが精度はやや劣る

• 有料版（GPT-4）：文章の質が高く、長文や複雑な指示も処理できる

日常的なメール作成なら無料版でも十分ですが、経理・総務の複雑な文書や分析には有料版を推奨します。

社員教育・ルールづくりの重要性

AIを導入しても「使い方がわからない」状態では浸透しません。

たとえば以下のようなガイドラインを設けると安心です。

• 社外秘情報は入力禁止

• 最終チェックは必ず人間が行う

• 活用事例を共有して社内勉強会を実施

小さく始めて習慣化するコツ

最初は「1日5分だけAIを使う」と決めるのも効果的です。

習慣化すれば、気づけば社内のいたるところでAIが活躍するようになります。

まとめ

生成AIは「経理・総務の相棒」になる

生成AIは万能ではありませんが、経理や総務の「時間がかかる単純作業」を効率化するには非常に有効です。

例えば請求書処理、社内文書、規程案などは今すぐでもAIに任せられる部分があります。

今すぐ試すべき一歩

• 請求書送付メールをAIに作らせる

• 社内通知文をAIに下書きさせる

• 月次レポートの解説文をAIに生成させる

これらは即日で効果を実感できる活用例です。

未来のバックオフィスの姿

近い将来、AIは経理・総務担当者にとって「頼れる相棒」となるでしょう。

今から小さく始めることで、自社の業務効率は確実に上がります。