stak,Inc.で広報 / PRを担当する元大企業出身のあつきです！
前回のブログ「仕事が終わらないのはタスク管理が間違っているからだと気づいた話」では、イケイケなベンチャー企業の「タスク管理方法」をテーマに記事を書かせていただきました。
今回は、タスク実行において最重要である「納期」をテーマに記事を書いていこうと思います。
納期が遅れる原因は、「手戻り」と「忘れ」である
大企業勤めが長い私には、どうしても抜けきれない「作業者感覚」があり、振られた仕事を深く疑問も持たずとにかく手を先に動かすという癖がついていました。
資料作りにおいても、10ページあれば1ページ目から順番に手を付けていました。
すると5ページ目当たりで、1ページ目の修正をする羽目となり、また4ページ目まで修正してを繰り返して何度も何度も手戻りを加えながら完成させていました。
全体アウトライン作成
stakに入り、仕事の殆どは「準備」で決まると教えられました。
確かに、時間がかかってしまう時に共通していたのは、段取りと準備ができていないことによる、「やり直し」が原因だなと思い返しました。
資料を作り直したり、関係者と調整し直したり、上司に確認をもらって間違いに気づき、さらにもう一度やり直したり。
この「やり直しに使う時間」を最小化できれば、仕事が早く終わるのはもちろん、仕事の質を高めることにも、時間を使えます。
そしてこの、やり直し時間を最小化するために必要なのが、「全体のアウトラインの作成」だと知りました。
全体のアウトライン作成とは、作業にとりかかる前にやるべきことの全体像をまずは作り、中身を詰めていくことを指します。
全体のアウトラインがしっかりと作り込まれていれば「これもやっておけばよかった」という手戻りが格段に減少されます。
全体のアウトライン作成法
それでは、全体のアウトライン作成をどのように作成しているのかまとめていきます。
アウトラインは次の3つの項目に沿って作成します。
① ゴール
② 現状の課題
③ 解決策
ゴール設定は曖昧な言葉で定義してしまうと何を目的にやっているのかズレが生じるため手戻りが発生してしまいます。
ゴールは誰が見ても解釈のズレがないぐらい、具体的な言葉で定義することがとても大事です。
資料作成で例えると、「説得力のある資料を作る」という定義は曖昧ですよね。
まずは説得力のある資料とは何かを分解します。
1）情報が正しい
2）最新な情報である
3）根拠が数値化されている
ここから、ゴールを達成するための「課題」と「解決策」を洗い出します。
1）情報が正しい
課題：引用しているデータの出どころが公式ではない
解決策：公式情報を使用する。または3つ以上のデータから情報を確認する
2）最新な情報である
課題：引用データが古い
解決策：引用データをすべて最新データに変える
3）根拠が具体的である
課題：曖昧な表記になっている
解決策：具体的な指標のもと数値化されている
ここまですれば、資料作成において、やるべきことは明確となります。
ここでさらに手戻りしないための保険として、作成したアウトラインを上司に共有し、フィードバッグをもらいます。
ちなみに業務を委託する時、例えば動画編集をお願いする時でも、このアウトラインを作成して編集者へ渡すべきです。
アウトラインを渡して作業してもらうのと渡さず作業してもらうのでは初稿の手直しが一目瞭然です。
強制的に思い出せる自分へのリマインド
マルチタスクに置いてやってしまいがちなミスは、シンプルな忘れによるものです。
私は、前回の記事でも書きましたが、毎日自分のタスク管理に30分かけています。
30分かけてタスク整理をしても抜けが発生してしまうのが事実です。（人間だもの）
自分の意識だけでは変えられない部分は、強制的に思い出せる仕組み作りでカバーをしています。
大まかなスケジュールや納期は、「Googleカレンダー」に記入し、アプリ通知でリマインドしています。
細かいタスクや直近の納期に関しては、分刻みでリマインドをしてくれる「slack」の機能を使っています。
この仕組み作りは、人それぞれの方法や使いやすいアプリで行えば良いですが、
いずれにしても、自分の記憶に頼るのではなく外部のアプリや機能に頼るのが無難というのが結論です。
今日の記事まとめ
納期を守るために大切なことは「全体のアウトライン作成」と「自分へのリマインド」です。
- 全体のアウトラインは、下記項目に沿って作成します。
① ゴール
② 現状の課題
③ 解決策で
- 自分へのリマインドは、自分に合った方法で強制的に思い出せる仕組みを作ります。
最後までお読みくださりありがとうございました。
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