stak,Inc.で広報 / PRを担当する元大企業出身のアツキです！
前回のブログ「共有がめちゃくちゃ難しいという話」では、イケイケなベンチャー企業で最も重要だと感じた「共有」をテーマに記事を書かせていただきました。
今回は、共有と肩を並べ、大企業とのギャップに驚かされた「仕事の進め方」をテーマに記事を書いていこうと思います。
stak社内では毎週月曜日の朝一番に全体会議を行います。
全体会議で必ず議題に上がるのが、「現在の自分のキャパ」についてです。
私は毎週のように「現在の自分のキャパ」が100%を超え、なんなら120%に達していると感じていました。
マルチタスクに慣れることができず一つひとつの仕事が片付かないことで、毎日余裕なくあくせくと働いていました。
仕事が終わらないのは、タスク管理が間違っているからという結論
大企業勤めが長い私には、どうしても抜けきれない「作業者感覚」があり、振られた仕事を深く疑問も持たず最後までやり切ろうという癖がついていました。
入社したばかりの私のタスク管理はずさんで、振られた業務を箇条書きにしてとにかく手当たり次第上から順番にやっていました。
着手しなければならないことのへの優先順位も付けず、ひたすら目の前のことに対してあれもこれもと手を出している状況でうまくいくわけがありませんよね。
そんな私のずさんな仕事の進め方を救ったのが、「毎日1時間のタスク管理」でした。
1時間の間に、タスク進捗の確認と終わらなかった時の反省及び、次の日のタスク整理をします。
この思い切った時間の使い方をすることで、これまでにない余裕が生まれタスクに溺れることがなくなりました。
今となってはタスク見直しの時間は30分程度となり、さらに余裕が生まれてきました。
私がキャパ100%を超えジタバタしていたのは、「タスク管理が間違っているから」だと気づきました。
以降は、とにかく自分のキャパに悪影響を及ぼすことを排除することへの徹底をしてきました。
後回しの悪夢
車製造工場のライン生産を行ってきた私は、1日中同じ作業を集中してこなすだけで「プライオリティ」なんて無縁でした。
言葉すらも聞いたことがなく「優先順位」を意味する言葉であることすら知りませんでした。
ありがたいことに現在stakでは、たくさんの案件をいただけております。
時間や体力の限られた中でどの仕事にどれだけ着手するのか考え行動することは必須です。
細かいタスクの中には、仕事に関わるものであれば、会食や何気ない連絡を入れることも重要なタスクに含まれます。
今すぐ着手しなければならないことを後回しにしたことにより、タイミングを失いその穴埋めをしようとすぐ着手した場合の何倍も手を動かす羽目になったことが多々ありました。
プライオリティを見極め、すぐ着手しなければならないことは「即判断」し「即行動」することが大切だと気づきました。
抽象度の大きいタスクに押しつぶられる
タスク一つひとつの項目が大き過ぎることによって、進め方がわからず右往左往するこも多くありました。
抽象度の高いタスクも希望的観測で「いついつまでには終わりそうだな」と深く考えず進めてしまった結果、そのタスクが一向に終わらず他タスクに影響を及ぼしいつのまにか納期を過ぎているなんてこともありました。
その都度先輩方から、タスクはとにかく分解して「自分でやるべきこと」と、「人に任せられること」を明確にすることが重要だと教わりました。
進め方が決まっていないタスクをいかに因数分解して管理するかでその仕事の質が変わるということを知りました。
とにかく、今やるべきタスクを見極めることに、時間を投下する癖をつけるようになりました。
その日の最後に、その日の反省と明日のタスク整理
毎日タスクの整理には30分以上使うようにしています。
30分使った方が結果的にいつもの業務パフォーマンスが上がり、小さなタスクの抜け漏れをなくすことができるようになりました。
正直、タスク管理をする時間は知らない地域の地図を書くようなものでかなり頭を使い苦痛です。
タスク管理に時間を使うようになってからは、これまで「タスク整理してる場合じゃない」「目の前の作業をしないといけない」と作業に逃げていただけだと改めて思います。
普通に考えると下準備もせずに、パソコンを開いて営業用の資料を作ったりしないですよね。
非効率なことをやっていたことに反省しています。
無駄な仕事の99%はやり直しによって生まれる
手直しによる無駄な仕事が生まれる経験をこれまでに何度もしてきました。
共有するようになってからは手戻りが少なくなりましたが、それだけでは不十分でタスクの明確な管理が必要です。
そのためには、プロジェクトやタスクが終わるたびに反省をすることが一番の近道だと感じました。
振り返ることで、より効率的な仕事の進め方に気づけましたし、なにより心の余裕により業務の質が明らかに向上しました。
『今この瞬間はこのタスク』と全神経を集中して取り組めるようになりました。
できもしないマルチタスクの幻想に苦しめられていただけで、タスク管理こそが仕事であると確信しました。
辞める事への決断
もう一つ大切なことが、自分のすべてのタスクを疑い、タスクを見極めることです。
stakに入社して衝撃を受けた1つに、撤退タイミングの見極めと決断スピードが異常に早いという点があります。
そして、これまでにどれだけ労力やお金をかけていても辞めると決めたら一切やらない。
また、逆も然りで、やると決めた事にはとことんプライオリティの比重かけ一気にアクセルを踏む。
撤退する時にこれまでの労力を考えると後ろめたさが生まれてしまうのですが、辞める事への決断ができる会社こそ新しい仕事を生み出せるのだと身をもって体感しています。
タスク管理の上でやらない事を決めることで、新たなタスクに機敏に対応可能となります。
自分一人がボールを持つ状況が悪であるという結論
前回の「共有」の話にも書きましたが、結局自分を苦しめる悪は自分にボールがあることです。
資料作成においても自分が持っている情報だけではスピード感を持って完成させることができません。
クライアントからの情報がないと作れない事もあるので、まずはクライアントに必要な情報を聞くところから始めます。
ボールを渡し返ってくるまでに自分だけでできることを進める。
プロジェクトの上流に携わるほど、アイドリングタイムは増えます。
人にボールを渡したときのタスクは「リマインド」のみとなります。
進めると決めたのであれば何としてでも回収して、納期を切ったのであれば確実に納期を守ることが仕事です。
納期を守るために大切なことは「2割のアウトライン」と「自分へのリマインド」です。
次回のブログでは「納期」をテーマにstakで習得した学びを記事にできたらと思います。
今日の記事まとめ
・プライオリティの高い業務を見極めるためには、タスク整理の時間をしっかりと確保する。
・目の前のタスクの粒度の大きさを意識し、抽象的なタスクにならないよう細かく分解することで「今やるべきタスク」を明確にする。
・自分のタスクを疑う癖をもち、「本当にこれ必要なんだっけ？」を常に問うようにし、必要であれば自動化できないかどうかを先ずは考える。
・自分一人がボールを持つ状況を作らないことを心がけ、待ちの時間も加味したスケジュールを作る。
最後までお読みくださりありがとうございました。
最後にSNSの閲覧タスクを受け取っていただきたいです。
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